Pedoman Membangun Tim Media Sosial

Membangun tim, apapun itu, adalah sebuah tantangan. Tapi mempekerjakan bersama orang-orang yang akan mewakili perusahaan di arena media sosial merupakan tugas yang sangat rumit. Apa tujuan pokok dari tim media sosial? Apakah akan menyewa ahli dari luar perusahaan atau memberdayakan karyawan yang ada? Apa yang dicari dari seorang eksekutif media sosial?

Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, berikut ini ada beberapa saran dari para profesional yang telah melalui sebuah proses - dari bisnis global yang besar sampai perusahaan kecil.

1. Tetapkan Tujuan Yang Jelas

Sebelum Anda mempertimbangkan pertanyaan “siapa”, Anda harus telah menetapkan jawaban “mengapa”?

Jakub Hrabovsky, Kepala Web Relations Vodafone Inggris berpesan, pertama, sebelum Anda mempersiapkan sebuah tim, harus jelas siapa yang Anda inginkan untuk berbicara dan terlibat, dan apa tujuan internal Anda. “Apakah tujuan utama Anda untuk menghibur dan terlibat, atau Anda mempertimbangkan menggunakan media sosial sebagai saluran penjualan? Anda harus jelas pada apa yang Anda ingin ukur. Tingkat keterlibatan, buzz dan sentiment, atau peningkatan jumlah penjualan – atau mungkin keduanya?” katanya.

Hrabovsky juga menekankan anggota tim media sosial perlu untuk bersedia membantu konsumen - mereka menjadi rujukan pertama yang tersambung dengan konsumen secara langsung. “Jika Anda sebuah organisasi yang peduli konsumen, Anda harus menyertakan elemen pelayanan konsumen untuk melengkapi keterlibatan tim media sosial Anda,” lanjutnya.

2. Buat Kebijakan Media Sosial

Setiap perusahaan yang hadir di ruang sosial harus memiliki kebijakan media sosial, bahkan jika isinya hanya beberapa baris nasehat untuk karyawan, bagaimana Anda ingin mereka merekomendasikan merek online Anda.

Membuat pedoman/kebijakan media sosial sebelum Anda membentuk sebuah tim akan membantu Anda menentukan siapa yang akan mengerjakan supaya bisa diterapkan. "Pastikan Anda memiliki pedoman media sosial, sehingga tim Anda tahu bagaimana keinginan perusahaan untuk dapat dilukiskan dalam ruang sosial. Sebuah pedoman media sosial harus tersedia bagi semua staf,” saran Dave Delaney, Spesialis Pemasaran, Komunikasi dan Promosi Online di Griffin Teknologi.

"Anda harus mempertimbangkan bagaimana Anda ingin merek Anda terwakili. Tim media sosial Anda akan berbicara untuk merek Anda, sehingga penting bahwa mereka mampu berkomunikasi dengan cara yang bisa menunjukkan kepribadian perusahaan Anda, "kata Kristen Studard, Koordinator Media Sosial di Threadless.

“Threadless merupakan sebuah perusahaan yang sangat ramah dan kami sangat bersemangat tentang produk kami, itulah sebabnya mengapa kami menggunakan begitu banyak tanda seru pada tweets dan update status kami,”ungkap Studard.

Jika Anda menjadi ramah, bersemangat, seru dengan kebijakan media sosial Anda, pastikan untuk menyewa orang yang akan merasa mudah untuk mengekspresikan diri mereka dengan cara itu. Jika Anda bertujuan untuk lebih tenang dan serius, dengan pendekatan profesional, maka jangan memilih seseorang yang tidak bisa menulis line tanpa menambahkan “smiley” di akhir tulisan.

3. Harus Merekrut Tenaga Internal atau Eksternal?

Pertanyaan terbesar yang dihadapi siapa saja yang tengah membangun tim media sosial adalah apakah harus menarik orang dari luar organisasi - setelah mereka tahu merek - atau menyewa ahli dari luar yang memiliki pemahaman besar tentang ruang sosial.

Idealnya, kata Hrabovsky, Anda mungkin dapat memanfaatkan ahli internal yang sudah ada. Idealnya tim media sosial harus termasuk orang-orang yang memiliki pengalaman media sosial dan hal itu sangat mungkin sudah ada di organisasi Anda. Keuntungannya adalah orang-orang internal mengetahui produk dan jasa perusahaan, yang krusial untuk merespon dengan cepat dan akurat kebutuhan-kebutuhan media sosial/lingkungan online.

Studard setuju. “Orang-orang yang Anda inginkan di tim media sosial Anda adalah orang yang sama yang Anda inginkan untuk berbicara tentang merek Anda – secara alami orang sosial yang mencintai merek Anda. Temukan orang-orang yang memiliki keahlian media sosial yang telah bekerja untuk Anda dan bergairah tentang merek Anda dan yang sedang Anda tuju.”

Dell juga telah berhasil dengan merekrut tim dari dalam barisan. Kerry Bridge, Kepala Komunikasi Media Digital untuk Dell EMEA & sektor publik global, membagi pengalamannya:

“Kami telah menemukan banyak karyawan Dell yang telah berpartisipasi di media sosial dalam kehidupan pribadi mereka yang juga memiliki keinginan dan kemampuan untuk mendengarkan dan terlibat atas nama Dell. Penggemar media sosial ada dalam setiap organisasi dan karakter umum mereka mudah diidentifikasi.”

Pertama, orang-orang ini akan jadi “pengadopsi awal” media sosial. Mereka akan secara aktif menggunakan berbagai alat media sosial dan sudah menguasai cara yang tepat untuk bersikap dan membangun hubungan dalam beberapa jaringan. Mereka juga cenderung menjadi ahli bercakap dan bergairah tentang minat pribadi, secara aktif terlibat dalam percakapan dan jaringan di sekitarnya, bahkan mungkin menulis blog pribadi.

Bahkan Manajer Komunitas di Mashable, Vadim Lavrusik, menganjurkan untuk mempekerjakan pengkhotbah. "Sewa orang-orang yang mempraktekkan apa yang mereka khotbahkan," kata Lavrusik. "Ini dapat jadi rebutan orang-orang internal yang memahami perusahaan dan akan bekerja baik untuk merepresentasikannya, tetapi juga dari luar perusahaan yang akan menjadi pendukung besar perusahaan, produk atau platform. Mempekerjakan orang yang mencintai perusahaan yang mereka wakili biasanya akan membuat mereka lebih banyak mengetahui pekerjaan perusahaan dari dalam, membuat mereka kandidat-kandidat kuat untuk mewakili di ruang sosial."

4. Keterampilan Penting Yang Perlu Dicari

Bergairah untuk merek dan pengetahuan ruang sosial bukan hanya kualitas yang dibutuhkan untuk dicari, ada keterampilan lain bahwa seorang eksekutif media sosial harus berbangga diri.

"Sebuah tim media sosial harus memiliki setidaknya satu orang yang tahu jumlah dan statistik mereka. Statistik penting tidak hanya mengukur kinerja atau ROI, tetapi juga dalam pemahaman komunitas Anda dan apa yang mereka respon, apakah berhasil untuk mereka, "kata Lavrusik. Idealnya, setiap orang dalam tim cukup nyaman untuk menangani data dan statistik yang disajikan kepada mereka dan mampu menafsirkan apa yang mereka maksud.

Bridge menyarankan untuk mengingat fungsi utama dari pekerjaan, ketika mempertimbangkan siapa yang akan mengisi peran itu. "Keterampilan sosial dan komunikasi perlu disertakan dengan keterampilan bisnis, yang akan berbeda tergantung pada apa tujuan bisnis yang ingin Anda capai. Keterampilan umum bisa jadi pendukung konsumen, keterampilan menulis, perencanaan editorial dan pelaporan,"kata Bridge.

Sebagai contoh jika Anda mencari seseorang untuk terlibat dengan konsumen di blog dan Twitter, maka keterampilan mendengarkan dan terlibat dengan konsumen jadi penting, namun jika Anda mencari seorang manajer blog, maka keterampilan editorial dan menulis harus diprioritaskan.

Anda juga ingin orang yang menaruh perhatian besar terhadap detail dan memiliki kemampuan untuk mengelola beberapa hal sekaligus. Patrick Parker, Koordinator Media Sosial di Courant.com menyarankan anggota tim media sosial perlu punya metode yang dibawa ke ilmu.

"Pekerjakan orang yang memiliki OCD. Saya bercanda tapi saya serius tentang hal satu ini," kata Lavrusik.

Anda ingin orang yang terobsesi dengan detail tapi pada saat yang sama dapat sangat efisien dan produktif. "Itu keseimbangan sulit. Anda menginginkan seseorang yang memperhatikan detail pada konten, strategi, pesan dan proyek, tetapi juga seseorang yang dapat melakukannya dengan cepat. Tidak ada yang lebih buruk daripada memiliki seseorang yang menulis sembarangan dan mengupdate profil sosial dengan kesalahan tata bahasa dan tanda baca. Platform seperti Twitter tidak hanya micro-blogging, (mereka) penerbitan mikro," tandas Lavrusik.

5. Jaga Komitmen

Akhirnya, ingat bahwa membuat kebijakan dan membangun tim media sosial hanyalah langkah awal. Anda harus berpikir jangka panjang.

"Yang paling penting adalah komitmen,"kata Hrabovsky. Media sosial dan keterlibatan online bukan sesuatu yang dapat menghidupkan dan mematikan pada keleluasaan Anda. Setelah Anda mulai mendengarkan dan berbicara dengan target khalayak Anda, mereka akan mengharapkan Anda untuk berada di sana untuk mereka sehari-hari, dan untuk menjadi sukses, Anda harus melakukan hal itu. Jangan bangun keberadaan tanpa wajah - pilih orang yang tepat untuk pekerjaan itu, karena mereka akan menjadi suara dan wajah perusahaan online Anda.

Dan jangan lupa, bahkan kandidat yang paling sesuai perlu membangunan secara terus menerus dan bahkan mungkin pelatihan lebih lanjut, sesuatu yang jadi komitmen Dell.

"Di Dell kami mengirimkan karyawan yang tertarik untuk kembali bersekolah: Universitas Media Sosial dan Komuntas," kata Bridge. "Setelah mereka diberi gambaran tentang prinsip-prinsip dan kebijakan kami, karyawan memutuskan peralatan mana yang memungkinkan mereka untuk mempunyai hubungan dan percakapan yang lebih baik dengan konsumen kami. Media sosial memberi Dell lebih banyak kesempatan untuk mendengarkan, berhubungan dan terlibat daripada sebelumnya."

Ini hanya lima topik yang harus Anda pertimbangkan ketika membangun tim media sosial. Jika Anda punya ide dan gagasan lain, silahkan bagi disini.